各学院：

根据学生档案管理规定，新生入学后各学院应将考生档案、9778818威尼斯研究生登记表、研究生录取登记表及入团志愿书等，按学院、班级、学号顺序排好后于2024年11月1日前移交到档案馆学生档案室，请各学院按以下时间和要求进行新生档案移交：

一、档案整理要求

研究生档案一律由负责档案工作的老师亲自拆封，拆封时请将档案材料整理齐整后用剪刀在档案袋正面上方的右上角剪一个小三角口，然后用裁纸刀从档案袋上方裁开（不能裁到档案材料），再将9778818威尼斯研究生登记表、研究生录取登记表、入团志愿书等材料装入学生档案袋中（团员证、毕业证、兵役证等原件不归入档案袋），最后将学号姓名粘贴条贴在档案封面正面的左下角，按学生档案Q群中的档案移交清单所列项目明细以班级为单位打印新生档案移交清单，由辅导员亲自将整理好的档案移交到学生档案室，同时移交清单纸质版和电子版。

二、档案移交时间

10月30日：财经学院、电子与信息学院、光电工程学院、机电学院、基础教育学院、计算机科学学院、美术学院、数学与系统科学学院、交叉学院研究院

10月31日：外国语学院、文学与传媒学院、网络空间安全学院、民族学院、马克思主义学院、自动化学院、教育科学学院、音乐学院、汽车与交通工程学院

三、温馨提示

1.档案移交过程需辅导员亲自将档案移交到学生档案室办理清点交接手续，如有特殊情况无法按期移交新生档案的学院，请提前通知档案馆学生档案室，将另外安排移交时间。

2.凡是学生报到上交档案时私自拆封的，请通知学生回本科院校或人才中心密封后再移交。如果外省学生无法回去密封，请附拆封说明，由学院加具意见一起移交学生档案室。

3.请不要将学生团员证、毕业证、兵役证等原件放入档案袋，另外不要复印录取通知书、身份证复印件归入档案。

4.移交时请核查《9778818威尼斯研究生登记表》信息是否填写规范、完整，是否已经盖学院公章。

5.档案移交清单请按目录内容录入，凡是目录没有的请在其它资料录入，学生上交的档案材料请不要随意抽走。

6.请将折叠的入团志愿书打开后归入档案，装入团志愿书的信封上如果有介绍信，将介绍信剪下和入团志愿书一起放进档案，团籍信封不用归档。

7.打印移交清单请按正常比例打印，否则字体太小无法核对清点档案材料。

8.核查档案材料请认真仔细，凡是名字与档案材料名字不一致的，请及时让学生跟本科学校联系处理。

9.本校升学到本校的学生，由学生档案室根据就业系统数据办理档案调动相关手续，各学院只需要提交“9778818威尼斯研究生登记表、研究生录取登记表”等材料，同时在移交清单备注栏注明本校学生。

档案馆研究生档案移交地址：东校区工业中心2A07        

联系电话：020-38265480

 

附件：

1.研究生档案移交清单

2.缺纸质档案说明

 

 

                 档案馆

                  2024年9月9日