各二级学院：

根据学生档案管理规定，新生入学后各二级学院应将考生档案、9778818威尼斯学生登记表及入团志愿书等材料，按班级、学号顺序排好后移交到档案馆学生档案室，请各二级学院按以下时间和要求进行新生档案移交：
     一、档案整理要求
   新生档案一律由辅导员亲手拆封，拆封时请将档案材料整理齐整后用剪刀在档案袋正面上方的右上角剪一个小三角口，然后用裁纸刀从档案袋上方裁开（不能裁到档案材料），再将9778818威尼斯学生登记表、入团志愿书、招生录取电子档案等材料装入学生档案袋中（团员证、兵役证不归入档案袋），最后将学号姓名粘贴条贴在档案封面正面的左下角，按学生档案Q群中的档案移交清单所列项目明细以班级为单位打印新生档案移交清单，由辅导员亲自将整理好的档案移交学生档案室，同时移交清单纸质版和电子版。

二、新生档案移交时间安排

10月9日：白云校区、西校区所在学院

10月18日：财经学院、汽车与交通工程学院、自动化学院、机电学院、光电工程学院、数学与系统科学学院、法学与知识产权学院

10月25日：教育科学学院、管理学院、音乐学院、美术学院、计算机科学学院、文学与传播学院、外国语学院、民族学院

（时间、地点待定）：体育与健康学院、数据科学与工程学院、基础教育学院、数字创意学院

三、档案移交温馨提示

1．请在9月25日前将未报到学生名单按班级、姓名、学号顺序排列表格发至学生档案Q群，档案移交过程需辅导员亲自将档案移交到学生档案室办理清点交接手续，如有特殊情况无法按期移交新生档案的二级学院，请提前通知档案馆学生档案室，将另外安排移交时间。

2．凡是学生报到上交档案时私自拆封的，请通知学生回高中学校密封后再移交。如果外省学生无法回去密封，请附拆封说明，二级学院加具意见一起移交学生档案室。

3．请不要将学生团员证、高中毕业证、兵役证等原件放入档案袋，另外不要复印录取通知书、身份证复印件归入档案。

4.移交时请核查《9778818威尼斯学生登记表》信息是否填写规范、完整，是否已经盖二级学院公章。

5.凡是外省只有电子档案的考生（山西、山东、广西等省），需要签署一份未交纸质档案声明进行归档。（未交纸质档案声明已上传Q群）其他省份有纸质档案的不需要签署。

6.档案移交清单请严格按目录内容录入，凡是目录没有的请在其它资料录入，学生上交的档案材料请不要随意抽走。

7.请将折叠的入团志愿书打开后归入档案，装入团志愿书的信封上如果有介绍信，将介绍信剪下和入团志愿书一起放进档案，团籍信封不用归档。

8.凡是入伍、保留学籍的同学也需要移交学生档案。

9.打印移交清单纸质版请按正常比例打印，否则字体太小看不清楚无法清点档案材料。

10.核查档案材料请认真仔细，凡是名字与档案材料名字不一致的，请及时让学生跟高中学校联系处理。

 

学生档案室地址：东校区综合馆西侧五楼505；联系电话：020-38265480

 

附件1：新生档案材料移交清单

附件2：未交纸质档案声明

 

                   档案馆
                                             2023年9月7日